Как отправить 2-НДФЛ в налоговую инспекцию, зависит о того, сколько у компании сотрудников. Если работников не меньше 25 человек, налоговые агенты отправляют справки 2-НДФЛ по ТКС.

Как отправить 2-НДФЛ через оператора ЭДО

Передать в инспекцию сведения о доходах по телекоммуникационным каналам связи можно через оператора электронного документооборота. Использование такого варианта передачи сведений допускается, если налоговый агент:

1) располагает сертифицированными средствами криптографической защиты информации, совместимыми со средствами налоговой инспекции;

2) имеет возможность:

• сформировать сведения в соответствии с утвержденным электронным форматом;
• обеспечить шифрование и дешифрование информации с использованием шифровальных средств;
• сформировать усиленную квалифицированную электронную подпись при отправке и ее проверку при получении информации.

При передаче сведений по ТКС дублировать их на бумажных или электронных носителях не нужно.

Количество сведений, сгруппированных в один файл, не должно превышать 3000. Если количество сведений превышает эту величину, нужно сформировать несколько файлов. При этом в каждом файле должны содержаться сведения с одинаковой комбинацией реквизитов: ИНН и КПП налогового агента, ОКТМО, отчетный год, признак представленных сведений.

Какие документы ждать из инспекции в ответ на 2-НДФЛ

После отправки налоговым агентом справок по форме 2-НДФЛ налоговая инспекция:

• на следующий день подтвердит дату получения электронных документов соответствующим извещением;
• в течение 10 дней направит файлы с реестром сведений о доходах и протоколом приема сведений о доходах .

Сданными считают сведения, которые прошли форматный контроль и зафиксированы в Реестре, сформированном налоговой инспекцией.

Что делать, если в справках 2-НДФЛ есть ошибки

Справки, которые не прошли форматный контроль, нужно уточнить и пересдать. Причем если часть справок инспекция приняла, то пересдать нужно только те справки, в которых были ошибки. То есть надо сформировать файл только с уточненными справками. Выгружать все справки (и правильные, и ошибочные) не нужно. Иначе инспекция повторный отчет не примет. Это следует из пункта 5 Порядка, утвержденного приказом ФНС России от 16 сентября 2011 г. № ММВ-7-3/576 , и подтверждается письмом ФНС России от 5 сентября 2013 г. № БС-4-11/16088 .

Чтобы аннулировать справку с ошибочными показателями, отправьте эту справку с кодом корректировки 99 . В ней укажите только реквизиты самого человека (фамилия, имя, отчество и др.). Данные о начислениях и выплатах в справке с кодом 99 не показывайте. Подтверждением правильности аннулирующей справки станет стандартный протокол, где в графах «Сумма дохода», «Сумма исчисленного налога», «Сумма удержанного налога», «Сумма перечисленного налога» будут указаны нули.

После аннулирования ошибочной справки составьте новую форму с правильными сведениями (если это необходимо) и передайте ее в инспекцию.

Важно! Аннулирующую справку подавайте только в том случае, если сведения отправили ошибочно. К примеру, передали исходную справку не в ту налоговую инспекцию. Сдавать аннулирующую форму 2-НДФЛ перед подачей корректировочной не обязательно. Кстати, раньше программное обеспечение налоговых инспекций не позволяло принимать корректирующие справки после того, как первичную справку аннулировали. В настоящее время эта недоработка устранена. Теперь после аннулирующей справки на того же человека можно подать корректировочную. Для этого составьте новую справку и укажите номер корректировки, следующий за тем, который ставили до подачи аннулирующей справки. Об этом сказано в письме ФНС России от 10 июня 2016 г. № БС-4-11/10398 .

Чтобы исправить справки, которые не прошли форматный контроль, потребуется какое-то время. Из-за этого налоговый агент может не уложиться в срок, установленный законодательством (до 1-го апреля), и уточненные справки поступят в инспекцию с опозданием. Но это не повод для привлечения налогового агента к ответственности по пункту 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ.

Если первоначальные справки сданы вовремя (пусть и с ошибками), штраф в размере 200 руб. не применяется. Это подтверждает арбитражная практика (см., например, постановления Арбитражного суда Западно-Сибирского округа от 22 января 2016 г. № Ф04-29129/2015 , ФАС Восточно-Сибирского округа от 9 апреля 2013 г. № А19-16467/2012 , Поволжского округа от 14 декабря 2010 г. № А55-12031/2010 ).

Другие советы, чтобы сдать справки по форме 2-НДФЛ,

Позвоните сейчас: 8 800 222-18-27

Справки 2-НДФЛ в 2019 году: новая форма и образец заполнения

С 1 января 2019 года действует форма справки 2-НДФЛ, утвержденная приказом ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. С 2019 года налоговые агенты применяют две новые формы справок:

• форма 2-НДФЛ “Справка о доходах и суммах налога физического лица” для сдачи в налоговую;
• форма “Справка о доходах и суммах налога физического лица” для предоставления получателю дохода.

Справка 2-НДФЛ подтверждает сумму доходов, полученных физлицом за определенный период, и сумму удержанного налога.

Кто должен составлять и сдавать справки 2-НДФЛ

Справки по форме 2- НДФЛ должны сдавать организации и ИП, которые выплачивают доход физическим лицам. Эта обязанность закреплена в п.1, п.2 ст. 226 и п. 2 ст. 230 НК РФ.

Справки 2-НДФЛ сдавать не нужно, если выплатили физлицу:

• только необлагаемые доходы (п. 28 ст. 217 НК РФ, письмо ФНС России от 19.01.2017 № БС-4-11/787@);
• доходы, с которых физическое лицо само должно заплатить налог и подать декларацию (ст. 227, ст. 228 НК РФ);
• доходы, указанные в ст. 226.1 НК РФ.

Если в отчетном (истекшем) году организация не выплачивала физическому лицу доходов, с которых необходимо было удерживать НДФЛ, то справку 2-НДФЛ («нулевую») представлять не нужно. К примеру, если выплатили только необлагаемые доходы, указанные в ст. 217 НК РФ.

Куда сдавать 2-НДФЛ

В соответствии с п. 2 ст. 230 НК РФ отчетность по 2-НДФЛ налоговые агенты представляют в налоговый орган по месту своего учета.

2-НДФЛ за работников обособленных подразделений сдавайте в ИФНС по месту их учета. То же самое, когда обособленное подразделение выплачивает доходы физлицам по ГПД.

Какие доходы включить в справку 2-НДФЛ 2019

Как заполнить справку 2-НДФЛ

Общие требования к заполнению справки 2-НДФЛ следующие:

1. Справки 2-НДФЛ заполняются налоговым агентом на основании данных, содержащихся в регистрах налогового учета.
2. Если налоговый агент начислил физическому лицу в течение налогового периода доходы, облагаемые по разным ставкам налога, разделы 3-5 заполняются для каждой из ставок.
3. При заполнении формы Справки используются коды видов доходов налогоплательщика, коды видов вычетов налогоплательщика, Справочники «Коды видов документов, удостоверяющих личность налогоплательщика» (Приложение 1 Порядка заполнения справки) и «Коды субъектов Российской Федерации и иных территорий» (Приложение 2 Порядка заполнения справки).
4. В форме Справки заполняются все реквизиты и суммовые показатели. При отсутствии значения по суммовым показателям указывается ноль.
5. Справки в электронной форме формируются в соответствии с форматом (xml) представления сведений о доходах физических лиц по форме 2-НДФЛ.

Таблица 2. Как заполнять справки 2-НДФЛ

Порядок заполнения 2-НДФЛ прописан в Приказе ФНС ФНС от 02.10.2018 № ММВ-7-11/566@. В этом же приказе закреплены необходимые для формирования 2-НДФЛ коды субъектов РФ (ссылка на файл из приложения к письму) и коды видов документов, удостоверящих личность налогоплательщика.

Какой штраф за несдачу, несвоевременную сдачу или ошибки в 2-НДФЛ 2019

Если не сдадите или сдадите справки 2-НДФЛ позже срока, налоговики начислят штраф - 200 рублей за каждую справку.

Если в сданных справках выявится недостоверная информация, штраф составит 500 рублей за каждый документ с ошибкой.

Форма 2-НДФЛ за прошлые годы (2016, 2015 и 2014)

Справка 2-НДФЛ может понадобиться во многих ситуациях. Наибольшим распространением этот документ пользуется при получении кредита. Даже небольшие суммы займа предусматривают подтверждение официального дохода. Кроме этого, справка иногда необходима при оформлении визы, для подтверждения дохода в судебных органах и во многих других случаях. Делать каждый раз запрос налоговому агенту – работодателю – для получения этой документации не всегда удобно. Поэтому с конца 2017 года Налоговая служба России предоставила возможность получения справки 2-НДФЛ через личный кабинет плательщика-физлица. Насколько это удобно и функционально, а также каков механизм, необходимо разобраться более детально.

Новый функционал личного кабинета налогоплательщика-физлица

Как сообщает официальный сайт Налоговой службы www.nalog.ru теперь форма 2-НДФЛ доступна не только для простого просмотра сведений о налогоплательщике, но и для скачивания её на компьютер.

Процесс получения справки 2-НДФЛ в личном кабинете достаточно прост:

2. Зайти во вкладку «Налог на доходы ФЛ и страховые взносы».

3. Кликнуть курсором мыши на вкладку «Выгрузить с электронной подписью».

4. Указать папку на компьютере или ноутбуке для загрузки файла.

В итоге пользователь получает архивированную папку с файлами xml, p7s и pdf.

Саму справку о доходах личный кабинет предоставляет в 2-х видах:

1. PDF со встроенной цифровой подписью.

2. XML (в этом случае цифровая подпись идёт отдельно в виде файла p7s).

При необходимости электронные подписи легко проверить. Так:

• справку в формате XML анализируют на сайте госуслуг;
• документ PDF предусматривает установку дополнительного программного обеспечения на компьютер, чтобы убедиться в подлинности цифровой подписи.

Вариант получения справки 2-НДФЛ через личный кабинет на сайте налоговой службы России по интерфейсу практически не изменился с прошлого раза, когда ФНС предлагала лишь ознакомление со сведениями о своих доходах. Единственное отличие, что сейчас документ действительно можно скачать на компьютер.

Внимание!

Формально использование скачанной справки 2-НДФЛ логично только в электронном виде. Она не совсем предназначена для распечатывания на бумаге, поскольку проверить подлинность в таком виде будет практически невозможно.

Читайте также С 2019 года введена абсолютно новая форма справки 2-НДФЛ

Для кого актуально получение справки онлайн: издержки

Учитывая тот момент, что справку 2-НДФЛ сайт Налоговой службы России предоставляет в электронном виде, область ее использования крайне ограничена. Несомненно, что этот документ – полноценный аналог бумажного варианта и имеет юридическую силу. Но при этом не всем налогоплательщикам удобно пользоваться подобным форматом. Это можно объяснить невозможностью самостоятельно преобразовать электронный вид в бумажный, а именно – распечатать как равноценный документ.

Пример №1

При заявке на кредит банк требует определенный пакет документов: паспорт, копию трудовой книжки, справку 2-НДФЛ и др. Обычно невозможно предоставить банку часть документации в электронном виде, а часть – в бумажном. В таком случае необходимо все документы отсканировать либо предоставлять бумажные оригиналы, включая 2-НДФЛ.

Вот другой пример, подтверждающий неактуальность справки о доходах даже в электронном виде.

Если вы подаете справки о выплаченных работникам доходах на бумажном носителе, то налоговики, проверив эти справки, должны составить "Протокол приема сведений о доходах физических лиц за 20__ год на бумажных носителях".

Данный Протокол оформляется в двух экземплярах и должен быть подписан, как налоговиками, так и вами (если 2-НДФЛ вы представляете в ИФНС лично, а не по почте). Причем, печать организации брать с собой необязательно – Протокол будет считаться действительным и при наличии только подписи уполномоченного лица (Письмо ФНС от 22.10.14 № БС-4-11/21887@).

Данный документ очень важен – именно он подтверждает факт сдачи справок по форме 2-НДФЛ, а также то, что они прошли контроль заполнения. Поэтому не забудьте забрать из ИФНС свой экземпляр Протокола.

На бумаге 2-НДФЛ могут сдать те организации (ИП), у которых численность физлиц, получивших от них доход в году, за который представляются эти справки, меньше 25 человек (п.2 ).

Примечание : , где приведена таблица отчетности деклараций, когда они сдаются только в электронном виде по интернет.

Сведения о выплаченных доходах вы должны сдать в ИФНС даже в том случае, когда не смогли удержать НДФЛ.

к меню

Куда сдавать справки 2-НДФЛ

Справки по форме 2-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (). Как правило, организации представляют такие справки в инспекции, где они состоят на учете по своему местонахождению, а предприниматели – по местожительству. Это следует из пункта 1 статьи 83 и статьи 11 Налогового кодекса РФ. Однако в зависимости от статуса организации (предпринимателя) и источника выплаты дохода порядок представления справок 2-НДФЛ может быть иным. Сориентироваться во всех ситуациях сдачи 2-ндфл .

Справки 2-НДФЛ сдают в инспекцию по месту головного офиса

1. Сотрудники головного отделения получают доходы от головного офиса.

2. Сотрудники одновременно получают доходы и в головном офисе, и в обособленном подразделении. В инспекцию по месту компании надо подавать справки по доходам, полученным от головного офиса (с указанием КПП и кода ОКТМО компании).

3. Работодатель - крупнейший налогоплательщик. По доходам от головного офиса справки сдают по месту учета компании, а по доходам, полученным от обособленного подразделения, компания вправе выбрать, куда отчитываться: либо по своему местонахождению, либо по местонахождению дополнительного офиса.

4. Сотрудники головного офиса находятся в длительной командировке в обособленном подразделении. Такая служебная поездка не меняет постоянного места работы.

к меню

Справки 2-НДФЛ сдают в инспекцию по месту подразделения

1. Работники обособленных подразделений получают доходы только от этих же обособленных подразделений.

2. Сотрудники одновременно получают доходы и в головном офисе, и в обособленном подразделении. В инспекцию по месту подразделения надо подавать справки по доходам, полученным от этого дополнительного офиса (с указанием его КПП и кода ).

3. Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от разных подразделений, которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территории разных инспекций. Встать на учет и сдать справки можно в любую из таких .

4. Компания - крупнейший налогоплательщик решила, что по доходам сотрудников своего обособленного подразделения будет отчитываться по его местонахождению.

ИП‑работодатель совмещает ЕНВД и УСН: куда сдавать справки по форме 2‑НДФЛ?

Письмо Минфина России от 26.06.19 № 03-04-05/46818 адресовано предпринимателям, которые имеют наемных работников и совмещают УСН с ЕНВД. Специалисты ведомства разъяснили, куда такой предприниматель должен перечислять НДФЛ и представлять сведения о доходах работников по форме 2-НДФЛ.

По общему правилу исчисленная и удержанная сумма НДФЛ уплачивается в бюджет по месту учета (месту жительства) налогового агента (п. 7 ст. 226 НК РФ). При этом ИП, которые состоят на учете по месту осуществления деятельности в связи с применением ЕНВД, обязаны перечислять НДФЛ с доходов работников по месту ведения «вмененной» деятельности, в которой заняты работники.

Таким образом, налог с доходов работников, занятых в «упрощенной» деятельности, нужно перечислять в бюджет по месту жительства ИП, а с доходов работников, которые заняты во «вмененной» деятельности - в бюджет по месту учета предпринимателя в связи с осуществлением такой деятельности.

Такой же порядок действует в отношении представления справок 2-НДФЛ. Согласно пункту 2 статьи 230 НК РФ, налоговые агенты представляют сведения о доходах физлиц в налоговый орган по месту своего учета. При этом предприниматели, которые состоят на учете по месту осуществления деятельности в связи с применением ЕНВД (или ПСН), представляют справки 2-НДФЛ в налоговый орган по месту своего учета в связи с осуществлением такой деятельности.

Следовательно, в отношении работников, занятых в «упрощенной» деятельности, справки подаются в инспекцию по месту жительства ИП, а в отношении работников во «вмененной» деятельности - по месту ведения такой деятельности.

к меню

ФНС не вправе отказать в приеме декларации по НДФЛ, где неверно заполнены отдельные реквизиты

Потому что, налоговая ответственность за несвоевременное представление сведений по форме 2-НДФЛ установлена пунктом 1 статьи 126 Налогового кодекса РФ. При этом из буквального толкования этой нормы законодательства следует, что штраф предусмотрен только за несдачу сведений по форме 2-НДФЛ. Поэтому, если сведения сданы в срок, хотя и заполнены некорректно (с ошибками), налоговая инспекция не вправе оштрафовать организацию за непредставление сведений. Подтверждает такую точку зрения и арбитражная практика (постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 9 апреля 2013 г. № А19-16467/2012, Центрального округа от 28 августа 2006 г. № А35-9977/05-С18, Уральского округа от 11 июля 2005 г. № Ф09-2873/05-С2).

Если организация представила справку с ошибками, то инспекция может не принять такие сведения. При этом она обязана направить протокол приема сведений. В таком случае справка считается непредставленной. Подтверждает такую точку зрения и арбитражная практика (постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 6 мая 2013 г. № А27-16221/2012). Поэтому нужно направлять сведения о доходах физических лиц заранее, чтобы своевременно исправить ошибки.

к меню

Нужно выдать сотруднику справку по форме 2-НДФЛ, если в налоговом периоде у него не было облагаемых доходов, с которых исчислялся и удерживался НДФЛ?

Нет. Организация не обязана выдавать сотрудникам справки по форме 2-НДФЛ, если они не получали доходы в налоговом периоде (в течение года). Такая ситуация возникает, например, когда сотрудницы находятся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 лет. По отношению к таким сотрудникам организация налоговым агентом не признается (п. 1 ). А справки по форме 2-НДФЛ должны выдавать именно налоговые агенты (п. 3 ).

В рассматриваемой ситуации по заявлению сотрудника организация может:

• выдать ему справку, подтверждающую, что в течение налогового периода организация не выплачивала ему налогооблагаемых доходов;
• выдать справку по форме 2-НДФЛ с прочерками в разделах 3 и 4 и в соответствующих графах раздела 5.

к меню

Разные ситуации при заполнении справки о доходах сотрудника

Как отразить в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных, если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом

В справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отразите в том месяце, в котором их выплатили сотруднику. Во время отпуска сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, следовательно, к доходам в виде оплаты труда сумма отпускных не относится. Для расчета НДФЛ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты (день перечисления на расчетный счет сотрудника в банке) (). Поэтому в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отражайте в том месяце, в котором они были выплачены сотруднику. Так следует поступать и в тех случаях, когда отпуск сотрудника начинается в одном месяце (году), а заканчивается в другом. Например, всю сумму отпускных, выплаченных в декабре 2015 года, за отпуск, который заканчивается в январе 2016 года, нужно отразить в справке по форме 2-НДФЛ за 2015 год.

к меню

Как заполнить справку 2-НДФЛ, если зарплату в отчетном периоде начислили, но не выплатили

Такую зарплату отражайте в справке 2-НФДЛ по общим правилам. По-особому нужно заполнить лишь раздел 5.

Выплатили зарплату или нет, для справки 2-НДФЛ значения не имеет. В любом случае оплата труда становится доходом в последний день месяца, за который она начислена (). Поэтому в форме 2-НДФЛ отразите:

• месяц, за который начислена зарплата, код и сумму такого дохода – в разделе 3;
• вычеты – в разделе 4.

В разделе 5 начисленную, но не выплаченную зарплату нужно отразить только по строкам «Общая сумма дохода », «Налоговая база », «Сумма налога исчисленная ». А строки «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» заполните в зависимости от того, успели выплатить зарплату до подачи справки или нет. Это связано с тем, что суммы удержанного налога отражают в том налоговом периоде, за который исчислен налог. Такие разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 2 марта 2015 № БС-4-11/3283 и от 12 января 2012 № ЕД-4-3/74 .

к меню

Зарплату выдали прежде, чем подали справки

Если зарплату выдали до подачи справки 2-НДФЛ, то сумму налога, перечисленную в бюджет после окончания отчетного года, включите в строки «Сумма налога удержанная » и «Сумма налога перечисленная» справки 2-НДФЛ за этот год.

К примеру, компания выплатила зарплату за декабрь только 10 января следующего года. Удержанный налог перечислили в бюджет на следующий день – 11 января. В справках 2-НДФЛ бухгалтер указал эту сумму в разделе 5, в том числе по строкам «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная». Хотя фактически налог заплатили уже после окончания отчетного года.

Зарплату выплатили после того, как сдали справки

Если зарплату выплатили после того, как организация представила в инспекцию справки 2-НДФЛ за отчетный год, придется составить и сдать уточненные справки.

Например, на дату подачи 2-НФДЛ компания все еще не выплатила зарплату за ноябрь отчетного года. Поэтому в разделе 5 справки бухгалтер показал сумму дохода и исчисленного с него налога. А вот в строки «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» этот налог не включил. В июне зарплата была выплачена. Бухгалтер подал в налоговую инспекцию уточненные справки, добавив сумму удержанного и перечисленного налога в соответствующие строки.

к меню

Зарплата начислена в отчетном году, а выплачена в следующем

Учитывайте особенности, связанные с уплатой налога с зарплаты за последний месяц отчетного года. Если зарплата за декабрь была начислена в декабре, но выплачена в следующем году (например, в январе), сумма налога перечисленная в бюджет все равно должна быть включена в показатель строки «Сумма налога перечисленная» справки 2-НДФЛ за отчетный год. Если зарплата за декабрь была начислена и выплачена после того, как организация представила в инспекцию справки 2-НДФЛ за отчетный год, придется составить и сдать уточненные справки. Такие разъяснения содержатся в письмах ФНС России от 2 марта 2015 г. № БС-4-11/3283 и от 12 января 2012 г. № ЕД-4-3/74 .

к меню

НДФЛ удержали правильно, но перечислили излишне

Есть ситуация, когда налог начислен и удержан верно, но в бюджет ошибочно перечислена завышенная сумма налога. Важно помнить, что излишне уплаченная сумма не является налогом, поэтому она не должна отражаться в справке о доходах. Таким образом, в разделе 5 поля «Сумма налога исчисленная», «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» надо заполнить так, как будто переплаты не было.

Переплату по НДФЛ можно зачесть или вернуть. Для этого нужно провести сверку с бюджетом, а затем .

Работник сменил фамилию: сдавать ли уточненные 2-НДФЛ и расчет по взносам

Если у работника изменились персональные данные (например, фамилия или адрес) уже после того, как работодатель сдал в ИФНС 2-НДФЛ и расчет по страховым взносам, корректировать и пересдавать отчетность не требуется.

ППоскольку в справку 2-НДФЛ сведения вносятся на основании данных документа, удостоверяющего личность гражданина. Естественно, документ должен быть действующим, а данные актуальными. Если на момент представления справки эти условия соблюдены, то причин сдавать уточненную справку нет.

к меню

Почему справку без ИНН обязаны принять!

Часто бывает так, что у некоторых работников ИНН отсутствует. Однако на этот случай в порядке заполнения справки 2-НДФЛ прямо сказано, что «при отсутствии у налогоплательщика ИНН данный реквизит не заполняется». Кроме этого, согласно утвержденному формату справки 2-НДФЛ (по такому формату справка формируется для передачи ее в электронном виде через интернет) такой реквизит, как ИНН в 2-НДФЛ является необязательным (указанные порядок и формат утверждены приказом ФНС России от 30.10.15 № ММВ-7-11/485@).

Несмотря на это, письмом ФНС от 23.11.15 № 11-2-06/0733@ налоговым инспекциям «с целью обеспечения полноты формирования и достоверности данных» было рекомендовано настроить программы приема 2-НДФЛ таким образом, чтобы электронные справки без указания ИНН российских граждан от налоговых агентов не принимались. Из этого письма следует, что такой реквизит как ИНН следует расценивать как обязательный. В связи с этим, можно предположить, что у тех налоговых агентов, которые передадут в ИФНС через интернет справки 2-НДФЛ без указания ИНН, отчетность принята не будет.

С 08.11.2011г действует новый порядок предоставления справок по форме 2-НДФЛ . Он был утановлен приказом ФНС ММВ-7-3/576@ от 16.09.2011г. Старый порядок предоставления этих справок действовал с 2003 года и теперь уходит в прошлое.

Основные положения порядка предоставления справок 2-НДФЛ

В соответствии со статьей 230, пункт 2 и статьей 226 пункт 5 НК РФ, данные о доходах физических лиц, а также сумме налога, уплаченного за предыдущий налоговой период, представляются не позднее 1 апреля, а информация о невозможности удержать налог на доход физических лиц (НДФЛ) - не позднее одного месяца с даты завершения налогового периода.

В соответствии с обновленным порядком предоставления данных по форме 2-НДФЛ , информацию можно передать тремя способами: в бумажной форме, в электронном виде на электронном носителе информации (дискета, CD-DVD диск, Flash-накопитель) или с помощью телекоммуникационных каналов связи (через Интернет). Каждый из этих способов отличается своими особенностями.

Бумажная форма

При предоставлении справки по форме 2-НДФЛ в бумажном виде, ее можно либо самостоятельно принести в налоговую, либо отправить по почте (например, Почтой России) письмом с описью вложенных документов. Вместе со справкой необходимо представлять два экземпляра реестра сведений о доходах в соответствии с шаблоном в приложении №1 к приказу ФНС ММВ-7-3/576@.

В тот же день, когда документы будут получены, сотрудники ФНС обязаны проверить правильность их заполнения. Если в одном или нескольких из документов будут выявлены ошибки, неточности или исправления, то они изымаются. Факт их изъятия должен быть зафиксирован в протоколе приема сведений, который находится в приложении №3 к указанному выше приказу ФНС. Налоговому агенту или его представителю направляется экземпляр протокола. Если в нем нет указаний о нарушениях, значит данные по 2-НДФЛ приняты налоговой. Датой передачи информации в инспекцию считается день подачи документов, либо день отправки письма с описью вложений.

Электронные носители информации

В соответствии с новыми правилами, справки по форме 2-НДФЛ можно предоставлять на дискетах 3,5", CD-дисках, DVD-дисках и Flash-накопителях. Как и бумажные, электронные носители можно либо принести самостоятельно, либо отправить по почте (не электронной), приложив опись вложения. Каждый электронный файл должен сопровождаться двумя экземплярами реестра сведений о доходах на бумаге. При этом, необходимо соблюсти ряд правил. Во-первых, в одном файле должно содержаться не более 3000 справок. Во-вторых, один файл может включать в себя данные с одинаковой комбинацией реквизитов: отчетный период, признак представленных данных, ОКАТО, ИНН налогоплательщика, КПП фирмы. Пока происходит прием данных, адрес можно корректировать в соответствии с .

Считается, что сведения на электронном носители представлены в налоговую, если они прошли форматный контроль. Результаты такого контроля фиксируются в протоколе приема данных, шаблон которого представлен в Приложении 2 к приказу ФНС. Как и в случае с бумажными носителями, один экземпляр этого протокола высылается налогоплательщику или его представителю.

Отправка данных через Интернет

Третий способ отправки данных - через сайт ФНС России в сети Интернет. Для этого необходимо подготовить сведения в определенном формате (требования такие же, как для передачи данных на электронном носителе - см. выше), после чего подписать эего с помощью электронно-цифровой подписи плательщика и направить в инспекцию. Далее файл проходит форматный контроль в налоговой, после чего, в течение одного рабочего дня, налоговому агенту должно быть отправлено извещение о получении его данных. Также в течение 10 рабочих дней с даты отправки сведений, плательщику должен быть выслан реестр сведений о доходах и протокол приема данных, о которых говорилось выше. Если форматный контроль пройден успешно и информация зафиксирована в реестре сведений, то сведения считаются представленными.